Писмените комуникации, които са вид непряко общуване, се делят на междуличностностни и организационни. Хората и организациите, в които те участват, достигат целите си чрез ефективен обмен на информация (комуникация). При липсата на подобни умения, те трудно биха успели да формулират общи цели и да разработят стратегии за постигането им.
А когато една организация има не само устна ясна и съдържателна комуникация с клиенти и партньори, но и писмена такава, тя владее по-големи шансове за спечелване на доверието им и бъдещо сътрудничество с тях.
Предимства на писмената комуникация:
- Дава по-ясна и по-точна документирана информация;
- Стандартната й форма води до по-ускорено и по-улеснено общуване;
- Често се използват стандартни езикови клишета, което облекчава разбирането на писмените текстове;
- Дава възможност за съхраняване, обработка и класифициране на писмените документи и информацията;
- Могат да се използват различни технически средства за предаване и размножаване на писмените документи (компютър, факс, скенер, копирна машина и др.).
Недостатъци на писмената комуникация:
- Тя е еднопосочна и не позволява получаването на мигновена обратна връзка;
- Тя е по-официална и по-бавна;
- Не винаги е ясно кой е получил писменото послание;
- Показва писмената култура на автора на писменото послание;
- Свързана е с известни разходи.
Писмото е добре написано, когато е:
- Добре форматирано: подбран е подходящ щрифт и размер, оформени са абзаци и редовете са подравнени;
- С ясно съдържание: без усилие се разбира кой е получателят и каква е целта на посланиет;
- С ясно посочени следващи стъпки, очаквани от подателя: това е гаранция за ефективна кореспонденция;
- Най-важното съобщение е ясно подчертано: основната идея е поднесена запомнящо се;
- Всеки параграф е фокусиран върху отделен детайл от основната тема: логическата последователност се илюстрира и графично;
- Параграфите са дълги до 6 реда, а всяко изречение е до 15 думи;
- Думите и изразите са с конкретно значение и са познати на читателите: жаргонът е недопустим, избягвайте двусмислието;
- В съответствие с граматическите, правописните и пунктуационните изисквания.
Формула за писане на ясни и кратки писма и бележки:
- Определете конкретната цел на писмото;
- Идентифицирайте адресата;
- Формулирайте извода;
- Изберете стратегията.
Изисквания към стила на писмената комуникация :
- Подберете тон, подходящ за по-формално общуване и според вида на писмения текст;
- Следвайте граматическите, правописните и пунктуационните правила;
- Не пишете само с главни или малки букви;
- Използвайте кратки изречения;
- Избягвайте повторенията;
- Не препращайте писмения документ без разрешение на изпращача.
Кога е уместно да ползваме имейл:
- Ако искате да допълните съдържанието на друга комуникация – примерно след телефонен разговор, бизнес среща, конференция
- След участие в събрания и срещи – за да споделите впечатленията си и да изразите задоволство от присъствието си на тях;
- При недостиг на време – когато непреодолими обстоятелства възпрепятстват някакво събитие или друг вид комуникация;
- Ако искате да обмените компютърни файлове и данни;
- За неформални съобщения.
Не забравяйте при бизнес комуникацията да спазвате правилата за писане и изпращане на имейли.
От умението за съставяне, оформяне и изпращане на писмо или служебен документ се съди за нивото на овладяване на изискванията за успешна кореспонденция. Ако визитната картичка и спазването на етикета при подаването и приемането на визитки е първото представяне на една личност или компания, то писмените документи, които се изпращат до партньорите, институциите и клиентите създават впечатлението за образоваността и професионализма на автора им.
източник: etiquette.bg
