Широкото приложение на Power point се наложи в сектора като резултат от предизивикателството пред неправителствените организации да търсят подкрепата на различни заинтересовани страни, представяйки своите каузи. Въпреки това, според прочуване на Фондация „Работилница за граждански инициативи“, 78,4% от неправителствените организации у нас имат нужда да обогатят познанията си за създаване на презентации чрез Power point. Допитването се проведе в рамките на 10 – 17 февруари, а в него се включиха 74 неправителствени организации и читалища от цялата страна.
Всяка една презентация има за цел да предаде определено послание към аудиторията. Доколко това послание ще завладее присъстващите или те ще останат скептични към изложеното съдържание зависи както от уменията на презентатора, така и от предварителната подготовка за презентацията. Може да сте вложили много старание и усилия, но да сте неуверени и да се притеснявате пред публика и обратно – можете да имате много добри презентационни умения, но да ви липсва подготовка.
Но преди това… какво е презентацията?
Тези същностни характеристики на презентационния продукт определят неговата сложност, за това преди да се заемете с изготвянето му отделете време за подготовка. Тя ще ви помогне да изясните за себе си с какво точно се захващате.
Стъпка 1: Подготовката
Подготовката на първо място се състои в това да изградите у себе си психическата нагласа, че можете да се справите. Забравете всякакви изречения от типа: „Няма да се справя с това!“ и започнете да работите върху себе си. Ако досега не сте говорили пред публика страхът е неизбежен. Затова първото нещо е да осъзнаете своята притеснителност. Страхът е напълно естествена реакция и едновременно с това е необходим за успешната изява. Единственият начин да го преодолеете е да не спирате да правите това, от което се притеснявате. Просто не забравяйте, че трябва да дадете най-доброто от себе си. Дълбокото дишане преди презентацията и предварителното упражняване помагат да се справите с напрежението. За да сте напълно подготвени психически трябва да сте ентусиазирани и уверени. Вложете всичките си усилия, съберете необходимата информация, сътворете нещо красиво. Това ще ви направи ентусиазирани и уверени. Това е от особено значение, защото ако не сте ентусиазирани, няма как да предадете ентусиазъм и на публиката. Репетирайте подготвения от Вас материал и помнете, че това, което казвате е от полза за публиката.
След като сте се заредели с необходимите позитивни нагласи е време да определите вида на презентацията. Тя може да бъде информираща, припомняща или комбинирана като се вземе под внимание, че рядко една презентация е само от един вид. Определянето на вида на презентацията зависи от нейната тема, както и от целевата публика, за която е предназначена.
След като определените вида, изяснете целта, която искате да постигнете. Разбира се, целим да въздействаме на аудиторията, но как – избираме сами. Може да въздействате като: подтиквате слушателите към вземане на определено решение, като стимулирате предприемане на незабавни действия, като постигате единодушно одобрение на отправеното послание, като провокирате ентусиазъм, смях и др. Важно е самите вие да сте наясно с целта си, защото в противен случай публиката няма да Ви разбере. Предварителната подготовка улеснява следващите стъпки от изготвянето на презентацията.
Бъдете сигурни, че ако спазите подготвителните изисквания сте напълно готов да преминете към следващата стъпка. Изготвянето на речта! Най-подходящо е да представяте важната информация в началото на всеки параграф, т.е. трябва да използвате принципа на обърнатата пирамида.
Стъпка 2: Изготвяне на речта
Речта има три основни компонента: въвеждаща, съдържателна и заключителна част. Въведението. Това е шансът ви да привлечете вниманието на слушателите си. Ако се питате „Как да привлека вниманието?“ ето две възможности: направете изявление, което представлява нечие желание или използвайте забележителни факти в презентацията. Съдържателната част представлява изложението на селектираната от Вас информация по начин, който да задържи интереса на публиката. Обяснете основната тема и не прекалявайте с огромното количество материали. Казвайте само това, което е важно за публиката. В противен случай очаквайте слушателите да се отегчат. Методът на изложение на заключителната част зависи от избора на презентация и целта, която искате да постигнете с нея. По-дългите презентации позволяват обобщения и изводи в заключението. В него можете да призовавате за действие, да направите комплимент на публиката или да включите подходящ цитат.
Стъпка 3: Визуализация
След като сте написали речта си може да се заемете с визуализацията на това, което искате да кажете чрез презентационната програма. Важно е да сте наясно, че визуализацията ви помага да изложите образно идеите си, а не е основата на изложението. За фона на презентацията: Внимавайте не са подходящи релефните фонове. Цветът на фона трябва да е неутрален. Използвайте контрастта. Ако залата, в която ще презентирате е тъмна използвайте тъмен фон и светъл цвят за текста. Пример за успешна комбинация е син фон с цветни букви. Ако е осветено помещението са подходящи светлите фонове с тъмни надписи. Ако презентацията Ви е творчески ориентирана фонът може да е снимка, предварително обработена, така че да е подходяща.
Изображенията. Още в началото за да привлечете внимание използвайте картинка, която да въздейства на публиката. Картинките не само трябва да съвпадат със съдържанието, но и да привличат вниманието. Използвайте интересни картинки с добро качество, но не прекалявайте с използването им – не повече от 4 снимки на слайд. Подбирайте прости картинки, който да показват много. Използвайте сходни елементи за да постигнете единичност и свързаност между слайдовете. Визуализацията да е приятна за окото и да привлича вниманието.
А с текста? Първо не прекалявайте с информацията на слайдовете, върху тях маркирайте само основните моменти! Използвайте от 6 до 8 думи на ред. Разполагайте информацията като я разгръщате на базата на концентрични кръгове. Помнете всеки слайд трябва да има заглавие. Също така Вие сте там, за да кажете това, което е важно за публиката, а не за Вас. Текстът, който представяте трябва да е сбит и стегнат. Това не е свързан текст. Изключение е само представянето на максима. Първият слайд въвежда в темата. Вторият трябва да представя съдържанието или анонсът на това, което се представя. Подходящо в последният слайд е да посочите контакти, използвана литература или имената на автора.
Булетите. Внимавайте и с тях. Не повече от 6 до 8 булети на слайд. Използвайте квадратните булети, защото те внушават солидност.
Освен ако… преди това не сте обмислили за жестовете и начина, по който изглеждате.
Не подценявайте облеклото. То също играе важна роля при презентиране.
А къде да застана?!
Внимавайте с жестовете и позите. Не заставайте пред катедрата или масата освен ако не искате да създадете бариера между Вас и публиката. Стойте изправен от ляво или дясно на презентационното табло. Изправената стойка придава важност на казаното. Повечето специалисти съветват презентаторите да застават от лявата страна на презентационното табло, тъй като погледът се движи от ляво на дясно. Не жестикулирайте прекалено – това разсейва публиката. Ръцете трябвa да се виждат, пръстите трябва да са прибрани, така че да няма ъгли между тях. Движенията да са отвътре на вън.
Повече за създаването на успешната презентация, можете да научите по време на традиционния Ден на НПО – Технологии за добри каузи, организиран за осма поредна година от Фондация „Работилница за граждански инициативи“, с подкрепата на Майкрософт България.
Тази година Денят на НПО ще се проведе на 14 март в София, хотел Феста, от 11:00 часа и ще бъде посветен на Power point. Неправителствени организации и читалища ще имат възможност да се запознаят възможностите и ключовите функционалности на най-поулярната програма за създаване на презентации, както и с различните инструментите за въздействащо представяне.
Каква е вашата реакция?
